Klauzula informacyjna dla Uczestników Konferencji „Cyfrowy Księgowy 3.0”, w tym dotycząca przetwarzania wizerunku

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Księgowych w Polsce Biuro Zarządu Głównego z siedzibą przy ul. Górnośląskiej 5, 00-443 Warszawa, e-mail: sekretariat@skwp.pl. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod.skwp@buiskwp.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

a) Organizacja i realizacja Konferencji

w tym:

• rejestracji uczestnictwa,
• kontaktu organizacyjnego,
• udziału w Konferencji i warsztatach,
• przesłania materiałów pokonferencyjnych oraz zaświadczeń,
• obsługi płatności i reklamacji,

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

b) Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, w tym wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

c) Zapewnienie bezpieczeństwa uczestników oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

d) Dokumentowanie przebiegu Konferencji oraz relacjonowanie wydarzenia

w szczególności poprzez publikację zdjęć i nagrań przedstawiających całość wydarzenia lub zgromadzenie uczestników, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

e) Publikacja wizerunku w ujęciach indywidualnych lub portretowych

w materiałach promocyjnych, publikacjach, mediach społecznościowych oraz serwisach internetowych Administratora, na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne i może zostać wycofane w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

f) Cele analityczne i statystyczne

w tym badanie zainteresowania tematyką Konferencji, analiza profilu uczestników oraz skuteczności działań informacyjnych i promocyjnych, w celu lepszego dopasowania przyszłych wydarzeń, treści oraz komunikacji kierowanej przez Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami mogą być podmioty, którym Administrator zleca wykonywanie czynności związanych z przetwarzaniem danych (podmioty przetwarzające), w szczególności podmioty świadczące usługi IT, podmioty wspierające organizację Konferencji oraz operatorzy platform internetowych wykorzystywanych do transmisji wydarzenia, dostawcy narzędzi analitycznych, a także inne podmioty działające jako odrębni administratorzy, w szczególności operatorzy płatności, jak również podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa. Organy publiczne mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnych postępowań zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub prawem krajowym.

4. Okres przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres niezbędny do organizacji i realizacji Konferencji,
• przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku rozliczeniowego),
• do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• w celach analitycznych – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu,
• w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rejestracji i udziału w Konferencji.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Pani/Pana dane osobowe mogą być wykorzystywane do prowadzenia analiz dotyczących zainteresowania tematyką Konferencji, profilu uczestników oraz skuteczności działań informacyjnych i promocyjnych, w celu lepszego dopasowania przyszłych wydarzeń, treści oraz komunikacji kierowanej przez Administratora. Profilowanie odbywa się w sposób ograniczony i nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących wobec Pani/Pana skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na Panią/Pana sytuację. Podstawą przetwarzania danych w tym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Pani/a dane osobowe nie będą przekazywane do Państw trzecich, nie mniej w związku z udostępnieniem i transmisją konferencji na YouTube, Facebook, publikacją zdjęć w social mediach, korzystaniem z narzędzi analitycznych mogą być przekazywane poza EOG, w tym do Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO, tj. na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub – w przypadku jej braku – na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych, o których mowa w art. 46 RODO. W związku z przekazywaniem danych poza EOG przysługuje Pani/Panu prawo do uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach, uzyskania ich kopii lub informacji o miejscu ich udostępnienia – kontaktując się z IOD.