Regulamin Konferencji

,,Cyfrowy Księgowy 3.0”

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w konferencji o nazwie „Cyfrowy Księgowy 3.0” (dalej „Konferencja”).
2. Postanowienia Regulaminu dotyczą wszystkich uczestników Konferencji.
3. Organizatorem Konferencji jest Stowarzyszenie Księgowych w Polsce Zarząd Główny, ul. Górnośląska 5, 00-443 Warszawa, NIP 526 030 79 56.
4. Konferencja organizowana jest w dwóch formach: stacjonarnej oraz online.
5. Konferencja stacjonarna odbędzie się w dniach 7-8 października 2026 r. w hotelu „Arche Hotel Krakowska” przy al. Krakowskiej 237, 02-180 Warszawa.
6. Zapoznanie się z Regulaminem i akceptacja wszystkich jego postanowień oraz przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczna z zawarciem z Organizatorem umowy udziału w Konferencji.
7. Organizator odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i komfortowych warunków udziału w Konferencji, a Uczestnicy za poszanowanie praw i wolności innych Uczestników, a także mienia Organizatora.

 

II. Warunki uczestnictwa

1. Udział w Konferencji możliwy jest po wcześniejszym dokonaniu zgłoszenia przez formularz rejestracyjny lub na stronie https://cyfrowyksiegowy.skwp.pl/ oraz akceptacji niniejszego Regulaminu. Przed wysłaniem formularza zgłoszeniowego Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu. Rejestracja jest skuteczna jedynie, jeśli Użytkownik zaakceptuje Regulamin.
2. Rejestracji można dokonać:
   – w przypadku udziału stacjonarnego do wyczerpania miejsc;
   – w przypadku udziału online do dnia 8 października 2026 r.
3. Liczba Uczestników Konferencji w trybie stacjonarnym jest ograniczona.
4. O możliwości udziału w Konferencji decyduje kolejność dokonania zgłoszenia.
5. Uczestnikiem wydarzenia może być tylko osoba pełnoletnia.
6. Udział w Konferencji w trybie online jest bezpłatny.
7. Konferencja w trybie online odbędzie się za pośrednictwem platformy YouTube. Link do logowania zostanie przesłany zarejestrowanym w tym trybie Uczestnikom na podany adres e-mail.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne leżące po stronie Uczestnika, w szczególności wynikające z jakości połączenia internetowego, sprzętu komputerowego, urządzeń mobilnych lub oprogramowania wykorzystywanego do udziału w Konferencji online.
9. Organizator zastrzega sobie możliwość podjęcia ostatecznej decyzji o przyjęciu bądź nieprzyjęciu zgłoszenia Uczestnika.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
11. Każdy z Uczestników po zakończeniu Konferencji otrzyma bezpłatne, elektroniczne zaświadczenie potwierdzające udział w wydarzeniu.
12. Zaświadczenie zostanie wysłane drogą mailową na adres podany w zgłoszeniu.

 

III. Opłaty i faktury

1. Udział w Konferencji w trybie stacjonarnym jest odpłatny. Wysokość opłaty jest wskazana na stronie internetowej Konferencji: https://cyfrowyksiegowy.skwp.pl.
2. W przypadku wyboru płatności elektronicznej, dane osobowe Uczestnika niezbędne do realizacji transakcji są przekazywane operatorowi płatności – PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu realizacji płatności elektronicznej jest PayU S.A., który przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności, dostępną pod adresem: https://poland.payu.com/prywatnosc/polityka-prywatnosci-payu. Przekazanie danych do PayU odbywa się w momencie przejścia do płatności i stanowi warunek techniczny finalizacji transakcji.
3. Potwierdzenie udziału w Konferencji następuje po zaksięgowaniu płatności.
4. Faktura VAT zostanie wystawiona i przesłana na adres e-mail wskazany podczas rejestracji, po zaksięgowaniu płatności.
5. Płatności należy dokonać w ciągu 7 dni od rejestracji. Brak płatności w tym terminie będzie skutkować anulowaniem zgłoszenia.

 

IV. Zakres świadczeń objętych opłatą konferencyjną

1. Opłata za udział w Konferencji obejmuje:
   – uczestnictwo w wykładach i sesjach tematycznych,
   – przerwy kawowe i lunch,
   – zaświadczenie potwierdzające udział w Konferencji.
2. Organizator zastrzega sobie możliwość zorganizowania dodatkowych warsztatów tematycznych w ramach Konferencji. Informacje o planowanych warsztatach zostaną przekazane Uczestnikom drogą mailową.
3. Udział w warsztatach będzie wymagał oddzielnej rejestracji, a liczba miejsc może być ograniczona.

 

V. Rezygnacja z udziału i zwroty opłat

1. Rezygnację z udziału w Konferencji należy zgłosić w formie pisemnej na adres: konferencja@skwp.pl.
2. W przypadku rezygnacji zgłoszonej do dnia 23 września 2026 r. przysługuje pełen zwrot opłaty konferencyjnej.
3. W przypadku rezygnacji po tym terminie lub nieobecności Uczestnika, opłata nie podlega zwrotowi.

 

VI. Zmiana uczestnika

1. Istnieje możliwość przekazania dostępu na Konferencję innej osobie, po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora – najpóźniej na 2 dni robocze przed wydarzeniem.
2. Zgłoszenie zmiany należy przesłać e-mailem na adres: konferencja@skwp.pl, podając dane nowego uczestnika (imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, informację o profilu uczestnika, nazwę firmy/zakładu pracy).

 

VII. Reklamacje

1. Uczestnik ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej organizacji Konferencji, w szczególności dostępu do materiałów lub potwierdzenia udziału.
2. Reklamacje należy zgłaszać pisemnie na adres e-mail: konferencja@skwp.pl, nie później niż w terminie 7 dni od zakończenia Konferencji.
3. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail podany przy rejestracji oraz opis zdarzenia będącego podstawą reklamacji.
4. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania i poinformuje Uczestnika o decyzji drogą elektroniczną.
5. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia reklamacji Organizator może zaproponować rekompensatę w formie zwrotu opłaty, jej części lub innego uzgodnionego rozwiązania.

 

VIII. Zasady zachowania i odpowiedzialność

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału lub usunięcia z Konferencji osoby, której zachowanie narusza porządek publiczny, dobre obyczaje lub zakłóca przebieg wydarzenia.
2. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku zwrot opłaty.

 

IX. Dokumentacja fotograficzna wydarzenia

1. Konferencja będzie transmitowana na żywo w telewizjach internetowych, Internecie, a także nagrywana i udostępniona na kanale YouTube.
2. Organizator jest uprawniony do utrwalania i rozpowszechniania przebiegu Konferencji zarówno w formie audiowizualnej (na potrzeby dziennikarskiej formy wiadomości i wywiadu, publicznej transmisji lub/i udostępnienia w mediach społecznościowych, stronach internetowych i innych serwisach Organizatora), jak i wizualnej (na potrzeby fotografii dokumentalnej i artystycznej dla celów dokumentacji, a także promocji lub reklamy działalności Organizatora w mediach społecznościowych, stronach internetowych/innych serwisach, publikacjach).
3. Fotografie oraz nagrania, na których wizerunek uczestnika stanowi główny element kadru (ujęcia indywidualne lub portretowe), będą utrwalane, przetwarzane i udostępniane wyłącznie na podstawie uprzednio wyrażonej zgody osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509). Zgoda taka może zostać wyrażona podczas rejestracji lub w odrębnym formularzu zgody. Gdy zarejestrowane wizerunki Uczestników będą stanowić jedynie szczegół całości, jak fotografia ogólna/masowa, wówczas Organizator będzie rozpowszechniał je bez zgody Uczestnika, na podstawie art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4. Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczanie fotografii i/ lub nagrań w publikacjach, ulotkach, prasie, filmach, materiałach reklamowych i informacyjnych, serwisach internetowych (strona internetowa, media społecznościowe) Organizatora oraz w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora. Ponadto może być także zamieszczany w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem, że muszą dotyczyć działalności Organizatora, tzn. zakazane jest wykorzystywanie tych zdjęć przez podmioty trzecie do ich własnych celów.
5. Wizerunek Uczestników nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, a Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.

 

X. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Dane osobowe Uczestników Konferencji w związku z zapisem i udziałem w Konferencji, przetwarzane będą zgodnie z przepisami Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
2. Organizator może wykorzystywać dane uczestników do prowadzenia analiz i badania zainteresowania tematyką Konferencji, w tym profilowania w ograniczonym zakresie, w celu lepszego dopasowania przyszłych wydarzeń, treści oraz komunikacji kierowanej do uczestników. Profilowanie nie wywołuje skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływa na uczestników.
3. Spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Uczestnika Konferencji następuje w momencie rejestracji na Konferencję.

 

XI. Prawa własności intelektualnej

1. Wszystkie materiały przekazane Uczestnikowi, jak również udostępniane przez Organizatora w ramach Konferencji, w tym m.in. teksty, grafiki, zdjęcia, dźwięki, filmy i inne materiały powstałe w ramach Konferencji (utwory), jak również szata graficzna oraz wybór i układ treści z opublikowanych materiałów edukacyjnych i promocyjnych (dalej: „Materiały”), są chronione prawami własności intelektualnej, w tym prawami autorskimi, które przysługują Organizatorowi.
2. Materiały powstałe lub udostępnione przez Organizatora w związku z Konferencją można wykorzystywać, w tym drukować oraz przechowywać wyłącznie w celach niekomercyjnych – dydaktycznych o osobistym charakterze.
3. Jakiekolwiek korzystanie lub rozporządzenie Materiałami, inne niż wskazane powyżej, np. w celach komercyjnych, wymaga każdorazowo udzielenia pisemnej pod rygorem nieważności zgody Organizatora.
4. Uczestnik zobowiązany jest do nieprzekazywania odsłuchiwanych lub nabytych przez niego za pośrednictwem Konferencji materiałów osobom trzecim, a także dbania o to, aby osoby te nie miały dostępu do odsłuchiwanych lub nabytych przez niego produktów w sposób umożliwiający ich powielanie, odpłatne lub nieodpłatne rozpowszechnianie albo wykorzystanie w inny sposób niezgodny z zakresem praw udzielonych Uczestnikowi.

 

XII. Postanowienia końcowe

1. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
2. W zakresie udziału Prelegentów w Konferencji zastosowanie mają również odrębne Zasady udziału Prelegenta w Konferencji „Cyfrowy Księgowy 3.0”.
   Prelegenci zobowiązani są do przestrzegania zarówno postanowień niniejszego Regulaminu, jak i Zasad udziału Prelegenta. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Regulaminu a Zasadami udziału Prelegenta, pierwszeństwo mają postanowienia Zasad udziału Prelegenta.
3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 616).
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. siła wyższa, nagła niedostępność miejsca). O wszelkich zmianach Uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie drogą mailową.
5. W przypadku odwołania Konferencji, Uczestnikom przysługuje pełny zwrot uiszczonej opłaty rejestracyjnej, który zostanie dokonany w terminie do 14 dni od poinformowania o odwołaniu. Organizator nie pokrywa jednak dodatkowych kosztów poniesionych przez Uczestnika, takich jak koszty dojazdu czy zakwaterowania.
6. W przypadku zmiany terminu, Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału i otrzymania pełnego zwrotu opłaty, pod warunkiem zgłoszenia takiej rezygnacji w terminie 7 dni, na adres mailowy: konferencja@skwp.pl, od daty poinformowania o nowym terminie Konferencji.
7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
10. Uczestnicy są zobowiązani zgłosić niezwłocznie do Organizatora wszelkie przypadki nieodpowiednich zachowań innych Uczestników.
11. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie https://cyfrowyksiegowy.skwp.pl/
12. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie https://cyfrowyksiegowy.skwp.pl/